Засади використання автоматизованої системи документообігу у Канівському міськрайонному суді Черкаської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Канівського міськрайонного суду

від  19.07.2021 року №3

(зі змінами, внесенеми рішенням зборів суддів № 8 від 22.12.2021 року) 

(зі змінами, внесенеми рішенням зборів суддів № 9 від 07.12.2023 року)

Засади використання автоматизованої системи документообігу у Канівському міськрайонному суді Черкаської області.

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені  на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 №25 (із змінами) (далі – Положення), та визначають особливості  функціонування автоматизованої системи документообігу Канівського міськрайонного суду Черкаської області (далі – суд) та особливості розподілу справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу справ між суддями.

1.2. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (здійснення адміністративних повноважень тощо).

1.3.  В суді використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі -  КП «Д-3»).

1.4 . Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується :

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи. 

1.5.  КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме

 - реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

 - розподіл судових справ між суддями;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

 - виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- передачу судових справ до електронного архіву;

- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.6.  Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду. 

1.7.  Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.8. Користувачі КП «Д-3»  зобов’язані забезпечувати конфіденційність  інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.9. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом. 

ІІ. Принципи використання автоматизованої системи документообігу суду 

2.1 Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах :

- централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

- оперативності  внесення до програми даних;

- достовірності внесеної до програми інформації;

- захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

- відкритості інформації про стан розгляду справ;

- відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми. 

ІІІ. Розподіл судових справ та матеріалів між суддями

3.1.  Розподіл судових справ та матеріалів між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та  з урахуванням особливостей, які  встановлені зборами суддів.

3.2.Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ у суді не запроваджується  (кожен суддя слухає справи всіх категорій, які підсудні місцевому загальному суду), крім спеціалізації слідчого судді та судді, який уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх.

3.3. Збори суддів обирають слідчих суддів, з числа суддів Канівського міськрайонного суду, які мають повноваження на здійснення правосуддя,  на відповідний термін.

У разі закінчення повноважень слідчого судді такий суддя, як слідчий суддя, закінчує розгляд матеріалів кримінального провадження, автоматизований розподіл яких було здійснено на нього, як на слідчого суддю.

3.4. Прийом та розгляд клопотань про застосування запобіжних заходів (особисте зобов’язання, особиста порука, застава, домашній арешт, тримання під вартою), про дозвіл на затримання з метою приводу у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснюється  слідчим суддею та працівниками суду, відповідно до наказів голови суду та керівника апарату суду .

 3.5. Після скасування  рішення слідчого судді апеляційною інстанцією з поверненням справи до суду першої інстанції для продовження судового розгляду – визначити в АСДС слідчим суддею, суддю який на час автоматичного розподілу повернутої справи має повноваження слідчого судді.

3.6. Зборами суддів обирається суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження   щодо неповнолітніх. Такий суддя обирається з числа суддів Канівського міськрайонного суду, що мають стаж роботи суддею не менше 10 років на визначений зборами суддів термін.

У разі відсутності судді уповноваженого здійснювати кримінальне провадження   щодо неповнолітніх, справи даної категорії, передаються за підсудністю до Черкаського апеляційного суду.

3.7. Колегія суддів для розгляду кримінального провадження у суді формується шляхом автоматичного розподілу між суддями  з загальної кількості суддів після постановленої відповідної ухвали  головуючим  у справі суддею.

3.8. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради Правосуддя  тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду)

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь  розгляді судових справ.

Пункт 3.8 цих Засад не застосовується щодо розподілу справ, раніше визначеному в судовій справі головуючому судді.

1. IV. Розподіл судових справ шляхом передачі справи (матеріалів) раніше визначеному в судовій справі судді

4.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

4.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 431-435, 442 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 374-379, 382 Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів;

- клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню;

- справи про адміністративні правопорушення, що надійшли до суду після дооформлення, шляхом неавтоматичного розподілу передається раніше визначеному складу суду  ( у даному випадку відбувається перенесення  ЄУН з ОСК, на основі якої створюється похідна ОСК).

  Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій  справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. 

1. V. Особливості повторного автоматизованого розподілу справ у випадках неможливості участі у розгляді справи суддею

5.1.  Збори суддів розглядають питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, та здійснення автоматизованого розподілу таких судових справ.

5.2. Раніше визначеному у  судовій справі головуючому судді не передаються справи, відповідно до пункту 4.2 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, якщо зазначений суддя більше 20 днів перебуває у відпустці, у випадку тимчасової непрацездатності, відрядженні, тощо, що приведе до порушення строків розгляду справи, зазначеної категорії, визначених процесуальним законодавством України. У цьому випадку справи підлягають повторному автоматизованому розподілу між суддями на загальних підставах.

5.3. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді або всього складу суду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу, внаслідок якого визначається інший суддя, інший склад колегії суддів. Підставою для повторного автоматизованого розподілу справи є ухвала судді. Вирішення питання про відвід судді, всього складу суду, здійснюється суддею, який не входить до складу суду, визначається у загальному порядку.

5.4. Повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється між суддями за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до  матеріалів справи у  випадках:

- визначених пунктами 2.3.50, 2.3.52 Положення про автоматизовану систему документообігу суду;

- некоректно внесені відомості, що впливають на автоматизований розподіл судової справи;

- недопустимість повторної участі  судді в розгляді судової справи;

- припинення повноважень судді (слідчого судді)  або настання інших обставин, за яких суддя не може продовжувати розгляд справи;

    У випадку настання обставин (хвороба судді більше одного місяця або інших обставин) за яких строк тимчасової відсутності головуючого судді по справі призводить до порушення строків вирішення справи, у кожному конкретному випадку на підставі рішення зборів суддів дана справа може бути вилучена у судді та підлягати повторному авторозподілу.

     У разі відсутності кворуму зборів суддів, проводиться нарада суддів. У такому випадку рішення ухвалюється більшістю голосів суддів, присутніх на нараді.

    У випадку неправильного розподілу справи, така справа невідкладно вилучається керівником апарату суду або особою, яка виконує його обов’язки та за його мотивованим розпорядженням передається на повторний авторозподіл.

   Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи, автоматично створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів справи.

1. VI. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

6.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

6.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

   VII. Особливості визначення навантаження на суддів під час автоматизованого розподілу справ.

Збори суддів вправі зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади, встановлюють відповідний коефіцієнт навантаження.

   VIII. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

   8.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про АСДС, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

До комісії за посадою входять наступні працівники суду:

 заступник керівника апарату суду, старший секретар суду, головний спеціаліст.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

8.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний день після усунення, зазначених у підпункті 8.1 цих Засад,  пункті 2.3  Положення про АСДС обставин.

8.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 8.1 Засад, пункту 2.3 Положення про АСДС, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян ( судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному зборами суддів.

8.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 8.1, пункту 2.3 Положення про АСДС, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про АСДС інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

1. IX. Прикінцеві та перехідні положення

9.1. Визнати такими, що втратили чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Канівського міськрайонного суду Черкаської області, затверджені рішенням зборів суддів № 14 від 02.10.2015.

9.2. Дані Засади використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджені зборами суддів Канівського міськрайонного суду, вносяться до автоматизованої системи, оприлюднюються на веб-сайті Канівського міськрайонного суду з наступного дня, після їх затвердження зборами суддів.

9.3. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.